Cómo reducir mermas y pérdidas en cadenas farmacéuticas
Cada medicamento vencido que se descarta, cada unidad que no puede localizarse en el inventario y cada producto mal almacenado representan no solo una pérdida económica: son también un riesgo para los pacientes y una señal de alerta sobre la salud operativa de la cadena farmacéutica.
En América Latina, las mermas en el sector farmacéutico constituyen uno de los principales dolores de cabeza para los gerentes de operaciones y los directores de cadenas de farmacias. La magnitud del problema suele subestimarse, en parte porque las pérdidas se distribuyen a lo largo de distintos momentos de la cadena de suministro (supply chain) y porque no siempre existe un sistema que las registre de manera sistemática. Sin embargo, cuando se suman todas las causas —vencimientos, diferencias de inventario, roturas, robos y errores de dispensación—, el impacto sobre la rentabilidad del negocio puede ser considerable.
Según la Organización Panamericana de la Salud (OPS), las pérdidas de medicamentos en la cadena de distribución representan entre el 5% y el 15% del valor total del inventario en muchos países de la región, dependiendo del nivel de madurez de los procesos de gestión. En contextos donde los márgenes de ganancia son ajustados, esa cifra puede marcar la diferencia entre una operación sostenible y una que opera en rojo.
Este artículo explora las principales causas de merma en cadenas farmacéuticas, sus consecuencias operativas y económicas, y las buenas prácticas —incluidas las soluciones tecnológicas— que permiten abordarlas de manera sistemática.
¿Qué entendemos por merma en una farmacia?
En términos generales, la merma es cualquier reducción del valor o la cantidad de un inventario que no está vinculada a una venta o dispensación registrada. En el ámbito farmacéutico, esta definición abarca situaciones muy diversas:
La merma por vencimiento ocurre cuando un medicamento llega a su fecha de caducidad sin haber sido dispensado. Es una de las formas más frecuentes y evitables de pérdida, y en muchas ocasiones se origina en una mala gestión del stock (inventario disponible). Si los productos con fecha de vencimiento más próxima no se despachan primero, los más antiguos quedan al fondo del anaquel hasta que es demasiado tarde.
La merma por diferencias de inventario se refiere a las discrepancias entre lo que figura en el sistema y lo que efectivamente está disponible en el almacén o en el punto de venta. Estas diferencias pueden originarse en errores humanos durante la recepción, en registros incompletos o en sistemas que no están actualizados en tiempo real.
El robo o sustracción —ya sea interno o externo— es otra forma de merma que, si no se detecta a tiempo, puede escalar silenciosamente. Estudios del sector de retail farmacéutico en América Latina estiman que el robo hormiga (sustracción de pequeñas cantidades de manera sostenida) representa entre el 1% y el 3% del valor del inventario en establecimientos sin controles adecuados.
Finalmente, la merma por deterioro o mala manipulación afecta especialmente a medicamentos que requieren condiciones especiales de almacenamiento, como la cadena de frío (cold chain). Un producto biológico que ha sufrido una ruptura de temperatura no puede ser dispensado, aunque esté dentro de su fecha de vencimiento, lo que representa una pérdida total de su valor.
5–15%
del valor del inventario se pierde por mermas en cadenas farmacéuticas latinoamericanas (OPS)
30%
de las mermas son atribuibles a errores en la gestión del stock y ausencia de controles FEFO
70%
de las pérdidas evitables se relacionan con procesos manuales sin trazabilidad digital (DIGEMID, 2022)
Las raíces del problema: ¿por qué ocurren las mermas?
Identificar la causa raíz de las mermas es el primer paso para reducirlas. En la práctica, la mayoría de las cadenas farmacéuticas en Perú y en la región comparten patrones similares que explican por qué el problema persiste incluso en organizaciones con años de experiencia en el sector.
Uno de los factores más comunes es la ausencia del método FEFO (First Expired, First Out; en español: «primero en vencer, primero en salir»). Este principio, promovido por la DIGEMID (Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas) en sus normas técnicas de almacenamiento, establece que los productos con menor fecha de vencimiento deben dispensarse antes que los más recientes. Aplicarlo de manera manual es difícil y propenso a errores, especialmente en almacenes con alto volumen de movimiento.
Otro factor es la fragmentación de la información. Cuando cada local de una cadena lleva su propio registro en hojas de cálculo o sistemas no conectados, es prácticamente imposible tener una visión consolidada del inventario. Un producto que se está venciendo en la sede de Miraflores puede estar agotado en la sede de San Isidro, sin que nadie lo sepa a tiempo para hacer un traslado.
La ausencia de alertas tempranas agrava esta situación. Sin un sistema que notifique automáticamente cuándo un producto está próximo a vencer o cuándo el stock ha caído por debajo de un umbral mínimo, las decisiones se toman de manera reactiva, cuando ya es demasiado tarde para evitar la pérdida.
Un ejemplo cotidiano: imagine una cadena con 10 locales que recibe un lote de insulina con seis meses de vigencia. Si no existe un control centralizado ni alertas de vencimiento, es probable que parte de ese lote se distribuya a sedes con bajo movimiento y llegue a su fecha de caducidad sin haberse dispensado. El costo no es solo económico: también implica una gestión subóptima de un medicamento crítico para pacientes con diabetes.
A esto se suma la falta de trazabilidad (rastreabilidad) en la cadena de custodia del medicamento. Sin registros detallados de quién recibió un producto, cuándo fue almacenado, en qué condición y desde qué proveedor, es difícil identificar en qué punto se produjeron las pérdidas y tomar medidas correctivas precisas.
Consecuencias más allá del balance contable
Reducir las mermas no es solo una cuestión de rentabilidad. Tiene implicancias directas en la calidad de la atención al paciente y en el cumplimiento regulatorio.
Desde el punto de vista sanitario, un medicamento vencido o mal conservado que llega al paciente puede ocasionar desde una pérdida de eficacia terapéutica hasta efectos adversos graves. La normativa peruana, en particular el Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos aprobado por el MINSA (Ministerio de Salud), establece obligaciones claras sobre el control de fechas de vencimiento y las condiciones de almacenamiento. El incumplimiento puede derivar en sanciones, suspensión de licencias o, en casos extremos, en responsabilidad civil o penal.
Desde el punto de vista del negocio, las mermas no detectadas a tiempo generan una cadena de problemas: capital inmovilizado en productos que no pueden venderse, órdenes de reposición mal calculadas, desabastecimiento (stock-out) en productos de alta rotación, y decisiones de compra basadas en datos incorrectos. En suma, un inventario con alta merma no controlada es un inventario que no refleja la realidad, y gestionar sobre datos incorrectos siempre tiene un costo.
En cadenas farmacéuticas de mayor escala, las mermas acumuladas a lo largo del año también distorsionan los estados financieros y complican los procesos de auditoría interna y externa. No es raro que, al realizar un inventario físico anual, la diferencia con el sistema alcance cifras que obligan a ajustes contables significativos.
Buenas prácticas para la gestión de mermas
Existen estrategias comprobadas que pueden reducir significativamente las pérdidas en cadenas farmacéuticas. La clave está en combinar procesos bien definidos con herramientas que permitan aplicarlos de manera consistente, incluso en operaciones de gran escala.
La primera práctica fundamental es la implementación rigurosa del método FEFO. Esto implica no solo capacitar al personal, sino también contar con un sistema que identifique automáticamente qué productos tienen prioridad de despacho según su fecha de vencimiento. En operaciones manuales, este control depende completamente de la disciplina del operador; en operaciones digitalizadas, el sistema puede orientar la decisión en el momento del despacho.
La segunda es el control de inventario en tiempo real. Cada movimiento de mercadería —entrada, salida, traslado entre sedes, devolución, baja por vencimiento— debe quedar registrado de inmediato en el sistema. Cuando el inventario se actualiza en tiempo real, las diferencias se detectan al momento y no se acumulan hasta el inventario anual.
La tercera es la configuración de alertas automáticas. Un buen sistema de gestión farmacéutica debe permitir programar notificaciones para productos próximos a vencer (por ejemplo, con 60 y 30 días de anticipación), para quiebres de stock inminentes, y para desviaciones inusuales en el consumo que podrían indicar robos o errores de registro.
La cuarta práctica es la conciliación periódica entre el inventario físico y el sistema. No basta con realizar inventarios anuales; las cadenas con mejor desempeño hacen conteos cíclicos por categoría de producto, lo que permite detectar discrepancias de manera temprana y en un volumen manejable.
Referencia de buenas prácticas: La Organización Mundial de la Salud (OMS) publicó en su serie de documentación técnica los lineamientos para la gestión de medicamentos, incluyendo recomendaciones específicas sobre control de inventarios y trazabilidad. Estos lineamientos son compatibles con las exigencias de la DIGEMID para establecimientos farmacéuticos en el Perú.
Finalmente, la gestión por categorías permite focalizar los esfuerzos de control en los productos de mayor valor o de mayor riesgo de merma. No todos los ítems del inventario requieren el mismo nivel de vigilancia: un análisis ABC (clasificación del inventario según el valor e impacto de cada producto) permite destinar más recursos al control de los productos que concentran la mayor parte del valor en riesgo.
El rol del software especializado en la reducción de mermas
Durante muchos años, la gestión del inventario farmacéutico dependió casi exclusivamente de registros manuales, hojas de cálculo y el criterio del personal de almacén. Hoy, la tecnología permite llevar este control a un nivel de precisión y automatización que era impensable hace una década.
Un sistema de gestión farmacéutica integrado puede transformar radicalmente la manera en que una cadena controla sus mermas. En primer lugar, permite mantener un inventario centralizado y actualizado en tiempo real, accesible desde cualquier sede. Esto elimina la fragmentación de la información y facilita decisiones rápidas, como transferir productos próximos a vencer desde una sede con bajo movimiento hacia otra con mayor demanda.
Además, los sistemas modernos incorporan módulos de trazabilidad por lote, que permiten seguir el recorrido de cada medicamento desde su recepción hasta su dispensación. Si se detecta un problema de calidad o una alerta sanitaria de un lote específico, es posible identificar en minutos qué unidades están en stock, en qué sedes y cuántas ya fueron despachadas. Esta capacidad no solo reduce pérdidas: también es un requisito implícito en las normas de buenas prácticas de almacenamiento (BPA) que regula la DIGEMID.
Los sistemas también permiten configurar reglas de despacho automáticas basadas en FEFO, de modo que el operador que atiende en mostrador recibe una sugerencia del sistema sobre qué lote entregar primero, sin necesidad de revisar manualmente las fechas de cada producto.
El acceso a reportes y dashboards (tableros de control) es otro elemento clave. Un gerente de operaciones puede visualizar, en tiempo real, cuánto stock está próximo a vencer en cada sede, cuáles son los productos con mayor índice histórico de merma, y qué sedes presentan las diferencias más grandes entre inventario físico y sistema. Esta visibilidad convierte la gestión de mermas de una actividad reactiva en una práctica proactiva y basada en datos.
Por último, la integración con los procesos de compras permite afinar los puntos de reorden (el nivel de stock que dispara una nueva orden de compra) y las cantidades de pedido, reduciendo tanto el sobrestock —que aumenta el riesgo de vencimiento— como el quiebre de stock, que obliga a compras de emergencia a precios menos favorables.
Conclusión: controlar las mermas es proteger el negocio y al paciente
Reducir las mermas en una cadena farmacéutica no es un objetivo que se logra de un día para otro, ni con una sola medida. Requiere una combinación de procesos bien diseñados, personal capacitado y herramientas tecnológicas que hagan posible aplicar esos procesos de manera consistente a lo largo de toda la operación.
Lo que sí es cierto es que el punto de partida siempre es el mismo: tener visibilidad. Una cadena que no sabe con exactitud qué tiene en inventario, dónde está, en qué condiciones y cuándo vence, no puede gestionar sus mermas; solo puede lamentarlas. La inversión en sistemas de gestión especializados no es un gasto operativo: es una decisión estratégica que protege el margen del negocio, asegura el cumplimiento normativo y, sobre todo, garantiza que el medicamento correcto llegue al paciente en las condiciones adecuadas.
En un entorno donde la regulación farmacéutica es cada vez más exigente y donde la competencia entre cadenas es intensa, las organizaciones que logren controlar sus mermas de manera sistemática tendrán una ventaja real: operarán con menor desperdicio, mayor eficiencia y confianza de sus clientes.
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Referencias
- Organización Panamericana de la Salud (OPS/OMS). Gestión del suministro de medicamentos. Washington D.C. Disponible en: www.paho.org
- Dirección General de Medicamentos, Insumos y Drogas (DIGEMID) – MINSA Perú. Manual de Buenas Prácticas de Almacenamiento de Productos Farmacéuticos. Lima, 2015.
- Ministerio de Salud del Perú (MINSA). Reglamento de Establecimientos Farmacéuticos. D.S. N° 014-2011-SA y modificatorias.
- World Health Organization (Organización Mundial de la Salud). WHO Technical Report Series – Good Distribution Practices for pharmaceutical products. Geneva, 2010.
- SUSALUD. Informe de supervisión a establecimientos farmacéuticos. Lima, 2022. Disponible en: www.susalud.gob.pe
- Organización Mundial de la Salud (OMS). Medicines: rational use of medicines. Fact Sheet N° 338. Ginebra.
